关于印发《普陀区市场监督管理局档案管理办法》的通知

各科(室)、所、队:

现将《普陀区市场监督管理局档案管理办法》印发给你们,请遵照执行。

上海市普陀区市场监督管理局

2017年10月20日

普陀区市场监督管理局档案管理办法

一、档案人员岗位责任制

1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》(以下简称“档案法” )及其《实施办法》,贯彻执行上海市及普陀区有关档案工作的法规和规章,认真履行局档案管理规章制度。

2、忠于职守,遵守纪律,对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的,根据《档案法》及相关规定,追究当事人行政责任或刑事责任。

3、努力学习政治理论和专业知识,不断提高业务技能和管理水平,熟悉局业务工作,了解我局各类文件材料的形成过程,掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作,保证档案的齐全完整,提高案卷质量,力争达到标准化、规范化的要求,逐步实现档案管理的现代化。

5、保持库房的整洁卫生,档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作,坚持做好温湿度的调控工作。定期检查档案保管情况,及时发现和处理档案保管、保护方面的隐患,保证档案的完整与安全,最大限度地延长档案寿命。

6、做好档案的编制检索工具,积极主动地提供档案资料,做好咨询服务工作和档案利用工作,严格执行保密制度,坚持做好查借阅登记。

7、做好档案的统计工作,建立统计台帐,及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报。

8、在做好单位内部档案管理的同时,还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案立卷归档制度

(一)归档范围

凡是本单位在各项活动中直接形成的具有查考利用价值的各种门类、各种载体的文件材料、图表、帐薄、声像、照片、实物以及上级印发需要本单位长期执行和落实的各项规定、制度等均属归档范围。我局档案共分文书档案、业务档案、行政执法案件档案、财务会计档案和人事档案五大类。

(二)归档时间

1、文书档案

文件归档时间是在文件形成后的第二年上半年,即在次年6月底以前向局档案室移交,以一年为界限,一年一归档,文件年年清理完毕。局档案室每年6月份之前完成上一年度的档案材料收集工作,并于9月之前完成文书和业务档案的归档工作,并按照要求上报区档案局,做好重要档案登记确认。

2、业务档案

业务档案按照各个条线的文件规定,进行相关文件材料的收集、整理工作,并于规定时间之前向我局档案室归档。详见《普陀区市场监督管理局许可类档案归档细则》。

3、行政执法案卷档案

行政执法档案归档应该在行政处罚案件结案后6个月内完成相关文件材料的收集、整理工作,并于每年1月底前向局档案室归档上一年度6月31日前结案案件、于每年7月底前向局档案室归档上一年度12月31日前结案的案件。

4、财务会计档案

由财务科按照相关要求整理装订成册,并由财务科自行保管。

5、人事档案

由人事科按照相关要求整理装订成册,并由人事科自行保管。

(三)归档要求

1、归档文件要齐全完整。归档文件材料应当做到种类齐全、份数完整及每份文件不缺张少页。

2、归档文件要系统条理。归档文件材料要按照不同特征结合不同保管期限进行归档,文件应依次排列,卷内文件的排列一般按时间顺序结合重要程度来进行。

3、归档文件要进行基本的编目。

按照归档范围要求归档的文书档案以件为单位,按照页码顺序整理装订(在文件左上角订一颗订书钉),并按时间顺序排序。内网移档打印的文件必须打印公文处理单,附在文件最上方一起装订。

按照归档范围要求归档的业务档案以卷为单位,要依次编订页号(敲好页码章),并逐件填写卷内文件目录和卷末备考表。按规定逐项准确填写打印案卷封面,装订后对案卷进行排序,编制案卷移交目录一式两份。

按照归档范围要求归档的行政执法案件档案以卷为单位,要依次编订页号(敲好页码章),并逐件填写卷内文件目录和卷末备考表。按规定逐项准确填写打印案卷封面,装订后对案卷进行排序,编制案卷移交目录一式两份。

(四)归档手续

移交文件时,分管干部必须和办公室档案干部进行交接,根据文件及案卷移交目录详细清点。认真核对后,交接双方履行签字手续,目录清单一式两份,由业务科室和局档案室分别保管。

三、档案保管制度

1、收进、移出档案和资料,必须认真清点,严格履行交接手续。

2、保管档案和资料,必须使用符合国家标准和规范的卷皮和卷盒,并排列有序,便于查找。

3、档案资料库房必须坚固,必须装备铁门、铁窗和其他防盗、防水、防潮、防霉、防虫、防尘、防鼠、防太阳光直射、防有害气体等“十防”设施。

4、随着气候变化,做好库房密闭、通风、温湿度调节,并适时进行除湿或除尘工作,以防档案霉变。

5、档案资料库房必须与档案工作人员的办公室、阅览室分开,但要相对集中,便于管理。

6、库房专管人员进出库房,应随手关门上锁,非专管人员,不得随意进入库房。

7、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现档案霉烂、褪变、破损或帐物不符时,必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案资料者,按档案法规严肃处理。

8、档案管理人员工作变动时,必须将所保管的档案和资料清点移交,否则不予办理调离手续。

四、档案查借阅制度

1、本着方便工作、满足利用的原则,如有内部工作人员需要查询,须在档案室、阅文室内查阅。

2、本局有关科室、所队因工作需要须借阅档案,原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,则必须填写《普陀区市场监督管理局档案借阅审批单》,并由借阅部门和档案部门(局办公室)领导签字方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过15个工作日。

3、外单位来查找利用档案者,一律凭单位介绍信、工作证件等相关证明材料,经局分管领导签字同意,有关部门派人陪同方可查阅。(具体规定参照《上海市企业登记档案查阅办法》)

4、借阅者不准在档案材料上划杠、打圈、勾画,不准涂改撕毁,不准将档案材料带回家或放在不安全的地方,更不准将档案保密内容外泄。

5、查阅档案时,禁止吸烟、喝水、防止烧毁、水渍档案。

6、借阅者归还档案时,要认真履行交接签字手续,如发现有撕毁、涂改和损坏现象,按照档案法规有关条款及追究责任。

五、档案库房管理制度

1、保持库房内清洁卫生,整齐美观,坚持不定期查库,并认真做好记载。

2、注意库房安全。库内严禁存放易燃、易爆物品及杂物。进出库房随时关门上锁,不允许非库房管理人员进入库内。

3、定时测量记录库内温度。要求库内温度控制在14-24℃,相对湿度控制在45-60%范围内,并注意做好空调机和去湿机的定时开关工作。

4、搞好库内防盗、防火、防尘、防潮、防磁、防高温、防虫、防鼠、防有害气体等“十防”工作。

5、遇有特殊情况,及时向分管领导和职能部门报告,保护现场不受破坏。

六、本办法自下发之日起执行。

普陀区市场监督管理局许可类档案归档细则

序号

档案类型

归档操作说明

归档部门

1

企业注册

登记档案

行政许可办结后,业务科室应在7个工作日以内完成相关文件材料的收集、整理工作并向局档案室移交、归档。

注册科

2

食品经营

许可证注册

档案

3

食品生产

许可证注册

档案

行政许可办结后,业务科室应在3个月内完成行政许可相关文件材料的收集、整理工作并向局档案室移交、归档。

4

食品相关

产品生产

许可证

注册档案

5

全国工业

产品许可证

注册档案

6

医疗器械经营许可档案

(第三类)

7

药品经营

许可档案

8

特种设备(压力容器)使用登记许可

档案

9

计量检定人员发证许可档案

10

药品经营企业GSP认证档案

药品经营企业GSP认证事项办结后,业务科室应在1个月以内完成认证材料的收集、整理工作并向局档案室移交、归档。

药化科

11

医疗器械备案文件档案

备案事项办结后,业务科室应在3个月以内完成相关文件材料的收集、整理工作并向局档案室移交、归档。

医疗

器械科

12

采用国际国内先进标准备案

备案事项办结后,业务科室应在1个月以内完成相关文件材料的收集、整理工作,并于次年3月底前向局档案室移交、归档。

标准化科

13

计量器具

行政许可

档案

行政许可办结后,业务科室应在3个月内以内完成行政许可相关文件材料的收集、整理工作并向局档案室移交、归档。

计量科

备注

以上档案类型如有取消或变更,本制度相对应的归档细则自动作废。