关于开展2021学年第一学期档案管理考核工作的通知
2021年08月26日 来源： 上海普陀区教育系统各单位：
为进一步规范和加强本系统档案工作，确保档案资料完整、准确和系统利用，有效推进档案管理有序发展，根据《普陀区教育局关于进一步加强本区教育系统档案工作的通知》（普教办〔2017〕15号）要求，现决定继续在本系统开展档案管理考核工作，具体事项通知如下：
一、2020学年第二学期考核情况通报
（一）总体情况
2020学年第二学期对本系统23家单位的档案管理工作开展考核，其中初中和一贯制学校5家、小学6家，幼儿园12家。
各单位以考核为契机，认真对照《普陀区教育系统档案管理考核明细表》寻找差距，督促整改落实，推动学校档案管理规范化建设。一是将档案工作纳入单位目标责任制，明确档案管理人员的职责，与单位重点工作同组织、同落实。二是健全档案管理制度，推行部门预立卷制度，加强档案收集工作，规范文书材料处理程序，重视对教学档案、文书档案等重点档案的管理。三是注重档案资料的日常收集和原始积累，基本做到按时归档，材料
齐全完整，分类科学，类目清楚。四是制定归档范围和保管期限表，建立严格的借阅档案登记，档案实体保存完整，环境安全整洁，较好的体现了档案保存的价值和作用。
（二）主要问题
1.档案工作基础薄弱，制度化管理亟待加强。部分单位领导重视程度不够，档案管理制度不健全，造成档案管理极为混乱。没有严格按照档案材料制作要求归档及制作，没有实行统一管理和集中保管。历年累积的应归档文件材料没有进行规范整理归档，完全是杂乱存放。
部分幼儿园，特别是民办幼儿园的园领导、中层干部、教职工对于档案工作的目的和意义没有深刻的认识，重视程度不够，通常将档案工作与上级部门条线检查所需的考核资料整理混为一谈。
2.档案质量有待提高。部分单位案卷数量少，内容严重缺失，主要业务档案数量严重不足，未严格按照本单位的档案归档范围和保管期限表进行材料收集。档案组卷不够科学合理，标题及卷内目录拟写不够规范，档案门类不够齐全，尤其是声像等特种载体档案和设备、实物、照片档案的收集未按标准化、规范化整理。
幼儿园普遍存在档案案卷数量少，内容严重缺失，很多需归档的文件资料仅仅以电子文件形式保存，没有按照我局下发的《普陀区幼儿园档案归档范围和保管期限表（2017版）》进行材料收集。
3.大部分民办幼儿园没有独立的档案室，“八防”措施不健全，不能满足存放档案和拓展服务功能的需要。
4.档案管理人员队伍不稳定。部分单位档案管理人员缺少系统培训和档案资格上岗证，业务能力较弱。档案员往往身兼数职，杂务缠身，档案工作的时间和力量投入严重不足。不参加区档案局每年开展的新上岗人员业务培训和继续教育培训。
5.档案编研及利用有待加强。部分单位由于反映重要职能工作的档案材料存在严重缺失的问题，导致档案的利用率极为低下。档案编研材料缺失，形式单一，内容简单，体式编写不规范，档案资源未被充分挖掘。档案编研没有根据单位的发展特点有效延伸至主要业务的各个方面，严重影响了档案的使用价值。
二、2021学年第一学期继续开展档案管理考核
档案管理是学校管理的一项基础性工作，学校的发展轨迹、办学特色、文化课程等主要工作常常通过档案反映出来。为进一步增强学校档案管理意识，提高档案管理水平，为学校档案管理人员提供交流学习，现就2021学年第一学期继续开展档案管理考核工作要求如下。
（一）考核对象
1.结合教育中心和幼儿园的档案管理实际，优先安排教育中心和幼儿园的档案考核，推进相关单位档案工作的科学正规发展。
2.根据各学段单位档案工作的实际情况，定于每周三、周四下午对本系统部分单位开展考核工作，具体安排见《2021学年第一学期档案管理考核日程安排表》（见附件1）。
（二）考核内容
根据《普陀区教育系统档案管理考核指标评分细则》（见附件2），主要从管理体制、制度建设、业务建设及档案利用开发四方面，对单位近三年档案管理工作开展考核。
（三）考核形式
在区档案局的指导下，由教育系统档案工作联络小组组长组成联合考核小组（见附件5），通过实地查阅资料、档案实体等方式，对被检单位的档案管理工作开展考核，认真填写《普陀区教育系统档案管理考核表》（见附件3），作出整体评价与得分，提出具体存在问题及整改建议。
（四）结果运用
届时将对档案管理工作考核结果予以通报，并纳入对各单位的年度考核。
（五）工作要求
1.各单位要高度重视，将档案管理考核作为推动本单位档案工作有序发展的契机，认真做好迎接考核的各项准备。对考核组提出的具体问题及整改建议，要严格落实整改，并认真填写《普陀区教育系统档案管理考核整改反馈表》（见附件4），考核后一周内反馈局办公室。
2.受检单位所在档案工作联络小组的组长要提前做好沟通、协调及业务指导。联合考核小组成员要相互配合、相互协调，自觉遵守工作纪律，统一考核标准，科学、客观、公正地实施评价，确保考核结果真实、准确。
3.各组长要结合考核中发现的问题，每学期至少开展一次组内档案管理交流活动。由组长负责召集，交流学习档案工作，指导理论和实务操作。
4.各组长所在单位要为其开展工作提供一定的条件保障，应将其相应工作计入日常工作量，并根据其工作量及绩效考核情况分配绩效工资。
附件：
1.2021学年第一学期档案管理考核日程安排表
2.普陀区教育系统档案管理考核指标评分细则
3.普陀区教育系统档案管理考核表
4.普陀区教育系统档案管理考核整改反馈表
5.区教育系统档案管理联合考核小组名单
普陀区教育局办公室
2021年8月26日