关于开展2020学年第一学期档案管理 考核工作的通知
2020年11月10日 来源： 上海普陀区教育系统各单位：
为进一步规范和加强本系统档案工作，确保档案资料完整、准确和系统利用，有效推进档案管理有序发展，根据《普陀区教育局关于进一步加强本区教育系统档案工作的通知》（普教办〔2017〕15号）要求，现决定继续在本系统开展档案管理考核工作，具体事项通知如下：
一、2019学年考核情况通报
（一）总体情况
区教育局对本系统12家单位的档案管理工作开展考核，其中高中和完中2家，初中和一贯制学校6家、其他单位1家、小学3家。相关单位对档案工作高度重视，认识到位，组织到位，措施到位，为开展档案工作提供了较好条件。
1.档案规范化建设稳步推进。建立健全档案管理制度，推行部门预立卷制度，加强档案收集工作，规范文书处理程序，重视对教学档案、文书档案等重点档案的管理。
2.档案管理意识进一步增强。注重将档案工作纳入单位目标责任制，明确档案管理人员的职责，与其他工作同组织、同落实。注重档案资料的日常收集和原始积累，基本做到按时归档，材料齐全完整，分类科学，类目清楚。认真制定归档范围和保管期限表，有严格的借阅档案登记，档案实体保存完整，环境安全整洁，较好的体现了档案保存的价值和作用。
3.培训工作形式多样，档案员素质稳步提高。区级培训与组内培训相结合，引进、培养档案专业人员，做好新老衔接，建立档案网络队伍。
4.以考核为契机，各单位认真对照《普陀区教育系统档案管理考核明细》寻找差距，督促整改落实，推动学校档案管理规范化建设。
2019年12月，召开区教育系统幼儿园（三组）档案实务培训，结合幼儿园工作特色，围绕文书、教学、科研、声像档案及档案编研等，对组内档案员进行档案业务实务培训。
（二）存在的主要问题
1.部分单位档案工作基础薄弱，制度化管理亟待加强。个别单位领导重视程度不够，档案管理制度不健全，造成档案管理混乱，档案资料没有实行统一管理和集中保管，多年累积的应归档文件材料没有进行规范整理归档。
2.部分单位档案员队伍不稳定，部分人员缺少系统培训、缺乏上岗证，业务素质低下。个别单位的档案工作岗位不被重视，存在“错位”现象，档案员往往身兼数职，杂务缠身，档案工作的时间和力量投入不足。
3.档案硬件设施不到位，部分单位的档案室库容量小，不能满足存放档案和拓展服务功能的需要，这个问题在小学尤为突出。
4.档案质量有待提高。部分单位案卷数量少，内容严重缺失，教学档案数量严重不足，未严格按照我局下发的《普陀区中小学档案归档范围和保管期限表（2017版）》进行材料收集，组卷不够科学合理，标题及卷内目录拟写不够规范，档案门类不够齐全，尤其是电子、声像等特种载体档案和设备、实物、照片档案的收集未按标准化、规范化整理。
5.档案信息化管理滞后。部分单位未使用档案管理软件，沿用手工作业和传统的管理模式，在组卷方式、案卷目录生成等方面重复低效，影响了档案信息存储和查阅功效，没有有效实现档案的现代化和数字化管理。
6.档案编研有待加强。档案的价值在于利用服务，大部分学校的编研材料单一，内容简单，体式编写不规范，档案资源未被充分挖掘，档案编研没有根据学校的发展特点有效延伸至学校教学的各个方面，影响了档案的使用价值。
二、2020学年第一学期继续开展档案管理考核
档案管理是学校管理的一项基础性工作，学校的发展轨迹、办学特色、文化课程等常常通过档案反应出来，为进一步增强学校档案管理意识，提高档案管理水平，为学校档案管理人员提供交流学习，现就2020学年第一学期继续开展档案管理考核工作要求如下。
（一）考核对象
1.结合教育中心的机构改革，优先安排中心单位的档案考核，贯彻落实《关于加强区教育系统事业单位改革中档案工作的实施意见》，确保教育中心机构整合过程中，档案材料顺利移交以及后续档案工作的顺利开展。
2.结合幼儿园的档案管理现状，优先安排幼儿园的档案考核，推进幼儿园档案工作的科学正规发展。
3.根据各学段单位档案工作的实际情况，定于每周三、周四下午对本系统部分单位开展考核工作，具体安排见《2020学年第一学期档案管理考核日程安排表》（见附件1）。
（二）考核内容
根据《普陀区教育系统档案管理考核指标评分细则》（见附件2），主要从管理体制、制度建设、业务建设及档案利用开发四方面，对单位近三年档案管理工作开展考核。
（三）考核形式
在区档案局的指导下，由教育系统档案工作联络小组组长组成联合考核小组（见附件5），通过实地查阅资料、档案实体等方式，对被检单位的档案管理工作开展考核，认真填写《普陀区教育系统档案管理考核表》（见附件3），作出整体评价与得分，提出具体存在问题及整改建议。
（四）结果运用
届时将对档案管理工作考核结果予以通报，并纳入对各单位的年度考核。
（五）工作要求
1.各单位要高度重视，将档案管理考核作为推动本单位档案工作有序发展的契机，认真做好迎接考核的各项准备。对考核组提出的具体问题及整改建议，要严格落实整改，并认真填写《普陀区教育系统档案管理考核整改反馈表》（见附件4），考核后一周内反馈局办公室。
2.被检单位所在档案工作联络小组的组长要提前做好沟通、协调及业务指导。联合考核小组成员要相互配合、相互协调，自觉遵守工作纪律，统一考核标准，科学、客观、公正地实施评价，确保考核结果真实、准确。
3.各组长要结合考核中发现的问题，每学期至少开展一次组内档案管理交流活动。由组长负责召集，交流学习档案工作，指导理论和实务操作。
4.各组长所在单位要为其开展工作提供一定的条件保障，应将其相应工作计入日常工作量，并根据其工作量及绩效考核情况分配绩效工资。
附件：
1.2020学年第一学期档案管理考核日程安排表
2.普陀区教育系统档案管理考核指标评分细则
3.普陀区教育系统档案管理考核表
4.普陀区教育系统档案管理考核整改反馈表
5.区教育系统档案管理联合考核小组名单
联系人：陈勇旭 联系电话：52564588-7654 13636307234
普陀区教育局办公室
2020年9月1日