关于加强区教育系统事业单位改革中档案工作的实施意见

区教育系统各基层单位:

为进一步建立健全档案管理制度,切实加强本系统事业单位改革中的档案工作,做好事业单位改革中涉及部门和单位的档案交接与管理工作,合理处置档案的归属和流向,根据中央、本市及本区对机构改革中加强档案工作的有关要求,现提出如下意见。

一、提高思想认识,高度重视事业单位改革中档案工作的重要意义

档案作为党和国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录,是促进我国各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据,具有“存凭、留史、资政、育人”的重要作用。档案工作是经济社会发展中不可缺少的一项非常重要的基础性、支撑性工作,承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的神圣使命。经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续,各项事业得以发展,都离不开档案。

事业单位是经济社会发展中提供公益服务的主要载体,是我国社会现代化建设的重要力量。当前,本市、本区按照要求,分类推进事业单位改革。改革涉及单位要高度重视,按照中央、本市及本区相关工作要求,进一步完善档案工作体制机制,不断提升档案工作管理水平。

二、落实工作责任,强化事业单位改革中档案工作的组织领导

区教育局作为全系统档案工作归口管理的职能部门,要主动联系区档案局,加强对事业单位改革中档案工作的业务指导和监督,切实做好改革涉及部门和单位的档案管理与处置工作方案的指导、档案交接与管理工作监督指导、文件材料归档范围和保管期限表审核等工作,协调处理档案移交归属争议等问题。

改革涉及单位要提高政治站位,充分认识档案工作在事业单位改革过程中的重要性,加强组织领导,落实工作责任,将档案管理与处置工作纳入本单位事业单位改革整体方案中,与事业单位改革工作同部署、同研究、同落实,坚决防止出现档案遗失等问题。新组建单位要及时明确档案工作分管领导和职能部门,配备专兼职档案工作人员,建立健全各项档案管理制度,落实档案库房和相关设施设备等。同时,要从维护历史真实面貌的高度,确保在事业单位改革过程中做到档案人员思想不乱、队伍不散、工作不断。

三、全面清查整理,明确涉改单位档案归属与流向

改革涉及单位要对本单位室藏档案进行全面、系统的清查和整理,做到门类明确、收集齐全、整理规范、保管安全;要做好涉及事业单位改革归档文件的形成、收集和整理工作,做到应收尽收、应归尽归;要按照规范要求做好档案移交工作,确保档案完整、准确、系统和安全。

四、严格落实归档标准,有序开展事业单位改革中档案处置与移交

改革涉及单位按照区教育局工作要求,有计划、有步骤地做好档案收集、管理和利用工作。涉及档案移交的单位,应在机构变动后6个月内完成档案移交工作。移交的档案应当符合档案管理标准和要求,档案目录(包括纸质目录和电子目录)、机构沿革、全宗介绍以及有关资料都应随同档案一并移交。

五、强化组织保障,严明纪律与规矩

(一)切实加强组织领导。改革涉及单位要高度重视档案处置,提高政治站位,把档案处置纳入事业单位改革总体部署,切实加强组织领导。要成立档案处置工作领导小组,单位主要负责人担任组长,组织精干力量做好档案处置的各项工作。要在事业单位改革方案正式公布后制订档案管理与处置工作方案,包括档案工作机构和人员安排,各类档案的收集、整理和保管情况,档案清点、交接程序,以及日常保管、利用要求等。档案处置工作方案要提交单位“三重一大”会议专题研究,细化工作举措,倒排时间工期,把好时间节点,做到档案处置工作与事业单位改革工作同步推进。

(二)严格落实责任。改革涉及单位要切实担当起档案处置工作的主体责任,主要负责人要周密部署实施,把档案清查及收集、整理、移交等每个环节任务都明确到岗、责任到人,确保做到档案处置不到位,处置队伍人员不解散。区教育局将履行业务主管职责,提前介入,强化督促检查,加强业务指导和服务工作。

(三)严肃纪律规矩。事业单位改革中的档案处置工作是一项政治性、政策性很强的工作,必须严明纪律与规矩。在事业单位改革过程中,任何单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案,必须严防档案流失和泄密情况的发生。对事业单位改革中拒不按国家规定处置和移交档案,造成档案丢失、损毁、转移、泄密的单位和个人,严格依据《档案法》、《档案管理违法违纪行为处分规定》等追究责任。

 

 

附件:区教育系统事业单位改革期间档案处置工作提示

 

 

普陀区教育局办公室

                            2020年6月3日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件

 

区教育系统事业单位改革期间档案处置工作提示

 

档案作为各级各类教育单位各项工作的真实记录,是促进各教育单位事业科学发展,办好人民满意教育的重要依据。要完善管理制度,以服务区教育系统事业单位改革,切实做好事业单位改革中档案处置工作,推动区教育系统档案事业不断迈上新台阶。

一、目标要求

改革涉及的区教育系统各事业单位对本单位室藏档案进行全面、系统的清查和整理,做到门类明确、收集齐全、整理规范、保管安全;做好涉及事业单位改革归档文件的形成、收集和整理工作,做到应收尽收、应归尽归;按照规范要求做清档案移交工作,确保档案完整、准确、系统和安全。

二、适用范围

本方案适用于区教育系统事业单位改革的档案处置工作。

(一)不再保留、纳入新组建机构、撤销建制的单位档案,自变动之日起档案全宗终止,档案实行封口管理,有计划、有步骤地向新组建单位、区教育局及区档案馆开展档案移交。

(二)新组建单位,自成立之日起形成的档案,由各单位新设立档案全宗进行管理。原单位未办理完毕事项形成的归档文件,依照新的职责分工移交新组建单位继续办理,由新组建单位负责收集归档。

(三)保留单位名称、优化职责或部分职责发生变化的单位,沿用原档案全宗。因整合、优化需要,原单位的部分职责划入其他单位,划入前履行该职责形成的档案仍归属原档案全宗,不得分散,不得擅自带入新单位。相关单位需要利用该部分档案,档案保管部门应按照规定提供利用。

(四)内设部门从原单位脱离后组建为新单位,脱离前形成的档案仍归属原档案全宗。

(五)涉及单位名称变更、领导管理体制调整、机构级别和内设机构调整等情况的部门和单位,其变化前后形成的档案继续沿用原档案全宗进行管理。

三、具体要求

(一)室藏档案整理规范。档案整理应遵循维护档案材料原貌,保持文件材料之间的有机联系,方便保管和利用的原则,按照国家有关标准和规范进行系统整理,做到收集齐全、整理规范。

(二)改革档案齐全完整。改革涉及单位要从对历史负责的高度,认真做好本单位改革档案的收集、整理、保管和移交工作,任何单位和个人不得私自截留、转移、隐匿、篡改、丢失和销毁档案。

(三)档案移交安全有序。改革涉及单位按照档案归属与流向要求,加强工作沟通,确保移交内容完备、安全有序。档案材料移交清单如下:

1.档案

(1)文书档案:包括事业单位改革前保管的和事业单位改革过程中形成的全部文书档案。

(2)科技档案:包括基建档案、设备档案和科研档案等。

(3)专业档案:包括业务活动中形成的教学档案、教师业务档案和会计档案、人事档案等。

(4)实物档案:包括奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗、题词、纪念品、字画和手迹等。

(5)音像档案:包括照片、录音和录像档案等。

(6)电子档案:包括刻录反映单位活动的电子文件、元数据,以及纸质档案数字化副本的光盘等。

2.资料

包括反映本单位主要职能活动的资料,以及本单位编写的组织机构沿革、大事记、基础数据汇编,编辑公开出版和内部编印的发行物、图册等。

3.检索工具

包括纸质案卷目录或归档文件目录,案卷级电子目录等。

4.其他

涉密档案应当另外单列一份移交目录。

进馆档案应符合《普陀区档案馆接收工作规范》要求。

四、实施步骤

(一)方案编制阶段

改革涉及单位要制定本单位档案处置工作方案,明确档案归属与流向,档案处置工作负责机构和人员,档案收集、整理要求,档案清点情况、交接程序及日常的保管、利用要求,统计档案门类、数量,编制档案处置工作流程和时间表。档案处置工作方案应在事业单位改革方案正式公布后5个工作日内报区教育局办公室备案。

(二)清点清查阶段

改革涉及单位要加强对各门类档案的收集与清点清查工作,确保归档文件完整、准确和系统。要结合单位主要职能,对照《文件材料归档范围和保管期限表》,清查散存在各内设部门和个人手中的应归档文件,收集清查工作应做到应收尽收,应归尽归。档案人员清点档案室保管的各类档案,如有外借应马上要求借阅人员归还。清点清查工作应在事业单位改革方案正式公布后5个工作日内完成。

(三)培训指导阶段

区教育局办公室在事业单位改革方案正式公布后10个工作日内,牵头组织相关单位、部门召开改革涉及单位档案工作会议,明确档案整理、移交的步骤和要求,指导改革涉及单位规范开展档案处置工作。

(四)整理鉴定阶段

改革涉及单位要严格按照国家标准要求对所有档案进行整理,编制检索工具。整理鉴定工作应在事业单位改革方案正式公布后3个月内完成。

新组建单位成立之前形成的文件材料应归入原单位档案全宗,由改革涉及单位负责整理。新组建单位成立之后形成的文件材料,由新单位收集整理归档。改革涉及单位在事业单位改革期间,严禁销毁任何档案。

(五)档案处置阶段

改革涉及单位应严格履行档案处置交接手续。一是规范内部移交手续,对散存在单位各内设部门和个人手中的档案,由单位档案室统一接收,办理交接手续。二是规范向新组建单位、区教育局及区档案馆办理移交手续,移交工作应在双方确认无误的情况下,在交接凭据上签字,凭据一式两份,由交接双方分别归档永久保管。档案处置工作应在机构变动后6个月内完成。

(六)建立健全档案工作机制阶段

改革涉及单位应在机构调整到位2个月内建立健全档案工作机制,明确档案工作分管领导、档案工作责任部门和档案工作人员,制定档案工作制度,确定档案库房和设施设备,确保档案工作顺利开展。

(七)归档范围上报阶段

改革涉及单位应在机构调整到位6个月内完成本单位《文件材料归档范围和保管期限表》编制或修订工作,并报送区教育局审核后实施。

(八)指导检查阶段

区教育局办公室将在区档案局指导下,组织区教育系统档案工作各联络小组组长对改革涉及单位的档案处置工作进行全过程督导检查,发现问题及时指出,帮助改革涉及单位有序做好档案工作。

五、其他要求

民办中小学、幼儿园等教育单位参照执行。



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